Der elektronische Buchhalter: Faktura-Software

Als Selbstständiger gehört das Schreiben von Rechnungen zur täglichen Aufgabe. In der Fachsprache wird dieser Vorgang als Fakturierung bezeichnet.

Was muss ein Selbstständiger dabei beachten?

Heutzutage existieren günstige Faktura-Programme, die bei der Buchhaltung behilflich sind. Eine solche Software ermöglicht dem Selbstständigen den Überblick über Kunden und Rechnungen zu behalten.

Wofür benötigen Selbstständige eine Faktura-Software?
Das Wort “Faktura” bedeutet so viel wie “Rechnung”. In der Fachwelt wird meistens vom “Fakturieren” gesprochen, das das Schreiben von Rechnungen bezeichnet. Dieser Bereich eines Unternehmens ist der Buchhaltung zuzuordnen. Manche Selbstständige nutzen für ihre Rechnungen Word und Excel. Dabei handelt es sich um eine zeitintensive und fehlerbehaftete Methode. Moderne Faktura-Programme beinhalten nicht nur ein Rechnungs-Tool, sondern bieten auch Übersichten zum allgemeinen Überblick. Dieser Artikel wird nun auf den Nutzen einer Faktura-Software eingehen. Weitere ausführliche Informationen zum Thema Buchhaltung oder Fakturierung allgemein, finden sich etwa auf die-fakturierung.de.

Lohnt sich die Faktura-Software auch für den kleinen 1-Mann-Betrieb? Auf den ersten Blick scheint Excel für das Erstellen von Rechnungen zu genügen. Wenn der Selbstständige nur ein oder zwei Rechnungen im Monat schreibt, genügt ihm Excel, Word oder ein Papierblock für seine Zwecke.

Praxistipp:
Wenn es an Kunden mangelt, sollte der Unternehmer seine Strategie infrage stellen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie bietet Kurse und Seminare, um den beruflichen Erfolg zu steigern. Das Gründercoaching hilft dem Selbstständigen bei dem Erreichen seiner Ziele.

Welche Vorteile ergeben sich aus der elektronischen Fakturierung?
Eine Faktura-Software erleichtert das alltägliche Rechnungswesen. Normalerweise beinhaltet ein solches Programm folgende Funktionen:

- Artikelpflege
- Bequeme Verwaltung der Kundendaten
- Rechtssichere Vorlagen
- Überblick über Geschäftsprozesse
- Zahlungseingänge überwachen

Daher lohnt sich die elektronische Fakturierung auch für frischgebackene Selbstständige. Die Aufzählung macht deutlich, wie viel Papierkram man ansonsten per Hand erledigen müsste. Die Faktura-Software übernimmt alle zeitintensiven Arbeitsschritte und erledigt sie auf Knopfdruck.

Als Selbstständiger fallen Rechnungen, Mahnungen und andere Dokumente an, die zum Kunden gelangen müssen. Das Programm bietet eine bequeme Verwaltung aller Kundendaten. Wenn der Kunde die Rechnung erhält, muss sie rechtssicher verfasst sein. Ansonsten könnte es hinterher zu juristischen Streitigkeiten kommen. Wer solche Dokumente elektronisch erstellt, nutzt ein Standardformular der Faktura-Software. Es entspricht dem aktuellen juristischen Stand. Weiterer Vorteil: Die einzelnen Dokumente werden mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer ausgestattet. Sobald die Zahlung eingetroffen ist, wird dies im Programm vermerkt und die Rechnung kann geschlossen werden. Das gilt nicht nur für Kunden, sondern auch für Artikel, die im Lager eingetroffen sind.

Funktionen professioneller Faktura-Programme
Nicht jede Software verfügt über den gleichen Funktionsumfang. Manche Programme bieten mehr Möglichkeiten der Buchhaltung und Unternehmensverwaltung. Für einen 1-Mann-Betrieb mag die Rechteverwaltung keine Rolle spielen, doch wie sieht das bei einem größeren Unternehmen aus? Wenn der Selbstständige expandiert, erhalten über kurz oder lang mehrere Mitarbeiter Zugriff auf die elektronische Fakturierung. Daher sollte eine Software die Möglichkeit bieten, die Rechte für einzelne Mitarbeiter einzuschränken.

Einige Programme verfügen über einen automatischen Briefversand. Diese Funktion nimmt dem Selbstständigen viel Arbeit ab, wenn die Dokumente nicht mehr ausgedruckt und zur Post gebracht werden müssen. Moderne Faktura-Software bieten offene Schnittstellen (API) für andere Programme. Besonders für Onlineshops ist diese Funktion von Vorteil, da der ganze Bestellprozess automatisiert werden kann.

Bildquelle: Martin Günther  / pixelio.de


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